- 1Welche Daten verarbeitet werden und ob es weniger auch tun.
- 2Wo die Daten verarbeitet und gespeichert werden.
- 3Ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter besteht.
- 4Ob der Anbieter Ihre Daten zum Training seiner Modelle nutzen darf.
- 5Wie Ihre Kunden darüber informiert werden.
KI-Automatisierung für Unternehmen: Arbeit abgeben, Kontrolle behalten
Anfragen, die vorsortiert ankommen. Antworten und Angebote, die schon vorbereitet sind. Daten, die nicht mehr abgetippt werden. Ich richte das für Ihr Unternehmen ein und kläre vorher, was mit Ihren Kundendaten passiert.
Erster Ablauf als Test
Mit echten, anonymisierten Fällen aus Ihrem Alltag. Überzeugt der Test nicht, bauen wir nicht weiter.
Was ich mit KI für Sie baue
Anfragen und E-Mails
Anfragen aus Formular und E-Mail werden sortiert, mit den wichtigsten Angaben zusammengefasst und an die richtige Stelle gegeben. Die KI bereitet Antworten vor, Sie lesen und schicken ab. Auf Wunsch landen Kontakte direkt in Ihrem CRM.
KI-Chat auf Ihrer Website
Ein Chat, der Fragen Ihrer Besucher aus Ihren eigenen, freigegebenen Inhalten beantwortet und Anfragen aufnimmt, auch abends und am Wochenende. Er gibt sich als KI zu erkennen. Daten gehen erst an den KI-Dienst, wenn ein Besucher selbst eine Frage abschickt. Deshalb braucht auch der Chat keinen Cookie-Banner.
Angebote vorbereiten
Aus der Anfrage, Ihrer Preisliste und Ihren Vorlagen entsteht ein Angebotsentwurf. Sie prüfen, ändern, was nötig ist, und verschicken. Das spart vor allem bei vielen ähnlichen Anfragen Zeit.
Dokumente und Büroabläufe
Rechnungen, Bestellungen oder Formulare werden ausgelesen und an Ihre Buchhaltung oder Ihr CRM übergeben. Daten, die heute jemand von einem Programm ins nächste tippt, überträgt ein fester Ablauf.
Interne Wissensdatenbank
Ihr Team stellt eine Frage, die KI antwortet aus Ihren eigenen Unterlagen: Handbüchern, Preislisten, früheren Angeboten. Zu jeder Antwort steht die Quelle, damit man nachlesen kann. Steht die Antwort nicht in den Unterlagen, sagt die KI das.
Eigene Software und KI-Werkzeuge
Manchmal passt kein fertiges Programm. Dann entwickle ich ein eigenes Werkzeug: ein Kundenportal, ein internes Dashboard, ein Buchungssystem oder eine Anwendung, die KI an genau der Stelle einsetzt, an der sie Ihnen hilft.
Sie entscheiden, was rausgeht
KI macht Fehler. Deshalb bereitet sie bei mir vor und Sie geben frei, wo es darauf ankommt: Antworten an Kunden, Angebote, Buchungen. Was ohne Freigabe laufen darf, zum Beispiel eine Zusammenfassung an Sie selbst, legen wir vorher fest. Jeder Ablauf schreibt mit, was er getan hat.
Datenschutz, bevor die erste Anfrage durchläuft
KI-Dienste verarbeiten oft personenbezogene Daten: Namen, E-Mail-Adressen, Inhalte von Anfragen. Bevor ein Ablauf startet, klären wir fünf Dinge.
Als Betrieblicher Datenschutzbeauftragter (IHK) kenne ich diese Fragen aus der Praxis. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht. Für Ihre Datenschutzerklärung bekommen Sie eine Übersicht, welche Dienste welche Daten verarbeiten.
Ausführlich: KI und Datenschutz im UnternehmenSo gehen wir vor
- 1
Ablauf finden
Im Erstgespräch suchen wir den Ablauf, der Sie heute am meisten Zeit kostet.
- 2
Mit echten Beispielen testen
Ich baue eine erste Version und teste sie mit echten, anonymisierten Fällen aus Ihrem Alltag. Sie sehen, was klappt und wo ein Mensch prüfen muss.
- 3
Einführen
Erst wenn der Test überzeugt, geht der Ablauf in Betrieb. Sie und Ihr Team bekommen eine kurze Einweisung.
- 4
Betreuen
Ich beobachte die ersten Wochen mit, passe an und bleibe Ansprechpartner.
Zeigt der Test, dass KI für diesen Ablauf nicht taugt, sage ich Ihnen das. Dann bauen wir nicht weiter.
Wann KI sich nicht lohnt
Für Aufgaben, die selten vorkommen, lohnt sich eine Automatisierung meist nicht. Wenn Daten verstreut und uneinheitlich sind, kommt zuerst Ordnung, dann KI. Und Entscheidungen mit rechtlichen oder gesundheitlichen Folgen trifft bei mir immer ein Mensch.
Was KI-Automatisierung kostet
Die Einrichtung eines ersten Ablaufs, zum Beispiel die Vorsortierung Ihrer Anfragen oder ein KI-Chat auf Ihrer Website, bekommen Sie zum Festpreis. Was sie kostet, hängt vom Ablauf und von den Programmen ab, die angebunden werden. Dazu kommen laufende Kosten der KI-Dienste, die von der Nutzung abhängen. Diese schätze ich vorher ab, beides steht im Angebot.
Fragen zur KI-Automatisierung
Ist KI-Automatisierung mit der DSGVO vereinbar?
Ja, wenn sie sauber aufgesetzt ist: mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung, möglichst wenig Daten, klaren Speicherorten und Hinweisen an Ihre Kunden. Bei besonders sensiblen Daten, etwa Gesundheitsdaten in einer Praxis, gelten strengere Regeln. Das sprechen wir vor dem Start an. Die rechtliche Bewertung trifft Ihr Datenschutzbeauftragter.
Mit welchen Werkzeugen arbeiten Sie?
Ich verbinde Ihre Programme mit eigenem Code, meist Node.js und Next.js. Für die KI nutze ich die Geschäftsschnittstellen großer Anbieter wie OpenAI, Anthropic oder Google, jeweils mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Welcher Anbieter passt, hängt von Aufgabe und Daten ab.
Muss ich neue Software kaufen?
Meist nicht. Ich verbinde die Programme, die Sie schon nutzen, über deren Schnittstellen. Ob Ihr Programm eine hat, prüfe ich vorher. Manchmal sparen Sie sogar Software: Läuft ein teures Abo nur für eine einzelne Aufgabe, kann ein kleines, eigenes Werkzeug mit KI diese Aufgabe übernehmen.
Was passiert, wenn die KI einen Fehler macht?
Deshalb gibt bei Antworten an Kunden ein Mensch frei. Jeder Ablauf protokolliert, was er getan hat, sodass sich Fehler nachvollziehen und beheben lassen.
Was ist ein KI-Agent?
Ein fester Ablauf macht jedes Mal dasselbe und ist gut vorhersehbar. Ein KI-Agent entscheidet in einem festgelegten Rahmen selbst über den nächsten Schritt, zum Beispiel welche Unterlage er für eine Antwort heranzieht. Für die meisten Aufgaben im Büro reicht ein fester Ablauf mit KI an einzelnen Stellen. Wo ein Agent sinnvoll ist, sage ich Ihnen das.
Was kostet der laufende Betrieb?
Das hängt davon ab, wie oft der Ablauf läuft und welches KI-Modell er nutzt. Eine Schätzung bekommen Sie vor dem Start.
Welcher Ablauf kostet Sie die meiste Zeit?
Erzählen Sie es mir im Erstgespräch. Ich sage Ihnen ehrlich, ob KI dafür passt.
Erstgespräch anfragen